Việc sử dụng email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp, hợp tác và xây dựng mối quan hệ với đối tác quốc tế. Viết một email tiếng Anh hiệu quả không chỉ đơn thuần là sử dụng từ ngữ chính xác mà còn đòi hỏi sự am hiểu về văn phong, cấu trúc và cách diễn đạt phù hợp với từng tình huống giao tiếp cụ thể.
Trong bài viết này, X-English sẽ hướng dẫn bạn cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cùng các mẫu email chuẩn, và ví dụ thực tế, giúp bạn tự tin sử dụng tiếng Anh trong công việc và ghi điểm trong mọi tình huống.
Thế nào là cấu trúc của một email tiếng Anh chuẩn?
Một email được viết rõ ràng và chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn truyền đạt thông điệp mà còn tạo ấn tượng tốt đối với người nhận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cấu trúc của một email tiếng Anh chuẩn mực, giúp bạn trở thành một người giao tiếp hiệu quả hơn.
1. Tiêu đề (Subject)
Mô tả: Tiêu đề của email là phần rất quan trọng, giúp người nhận hiểu nội dung chính của email ngay từ đầu.
Lưu ý: Tiêu đề nên ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp. Một tiêu đề tốt có thể là “Meeting Request for Project Discussion” (Yêu cầu một cuộc họp để thảo luận về dự án) hoặc “Feedback Needed on Recent Proposal” (Yêu cầu phản hồi về đề xuất gần đây).
2. Lời chào (Salutation)
Mô tả: Đây là cách bạn bắt đầu email, thiết lập tông giọng cho phần còn lại của nội dung.
Các loại lời chào:
- Chào hỏi trang trọng: Sử dụng trong các tình huống chính thức, như “Dear Mr. Smith,” hoặc “Dear Dr. Johnson,”.
- Chào hỏi không chính thức: Sử dụng trong các tình huống thân mật hơn, như “Hi John,” hoặc “Hello Mary,”.
Lưu ý: Đối với những người nhận là nam, sử dụng “Mr.”, và đối với phụ nữ, dùng “Ms.”. Nếu bạn biết người phụ nữ đó chưa kết hôn, bạn có thể dùng “Miss”, còn nếu đã kết hôn, dùng “Mrs.”. Tuy nhiên, nếu bạn không biết tình trạng hôn nhân của người nhận hoặc muốn tôn trọng sự riêng tư của họ, tốt nhất nên dùng “Ms.”.
Nếu người nhận là người nước ngoài, sau “Mr.” hoặc “Ms.”, bạn chỉ ghi họ (last name) thay vì tên (first name). Ví dụ: Nếu người nhận tên là Sarah Parker, bạn viết là “Dear Ms. Parker,” hoặc “Dear Ms. Sarah Parker.”
Nếu người nhận là người Việt Nam, bạn có thể viết theo định dạng tên đệm và tên chính (VD: Mr. Anh Tuấn) hoặc tên họ đầy đủ (VD: Mr. Đoàn Anh Tuấn). Nếu không biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng “Dear Sir,” cho nam và “Dear Madam,” cho nữ. Tuy nhiên, việc này không nên dùng thường xuyên và bạn nên cố gắng tìm hiểu tên người nhận.
Khi người nhận là nhiều người, bạn sẽ dựa vào tình huống để gọi tên. Ví dụ: “Dear team,”, “Dear Accounting Department,” hoặc “Dear Marketing Team and HR team,”.
3. Nội dung chính (Body)
Mô tả: Phần này là cốt lõi của email, nơi bạn truyền đạt thông điệp chính của mình. Một nội dung rõ ràng và mạch lạc sẽ giúp người nhận dễ dàng hiểu thông điệp bạn muốn truyền đạt cũng như có những phản hồi phù hợp.
Cách soạn thảo:
- Mở đầu: Bắt đầu bằng một câu chào hỏi lịch sự, có thể hỏi thăm sức khỏe hoặc tình hình của người nhận, ví dụ: “I hope this message finds you well.” (Tôi mong rằng bạn vẫn luôn khỏe mạnh.)
Một số mẫu câu mở đầu bạn có thể sử dụng là:
“I hope this (email) finds you well.” (Tôi mong ông/bà vẫn khỏe.)
“I hope you had a great week.” (Tôi hy vọng ông/bà đã có một tuần tuyệt vời.)
“I hope you are all doing well.” (Tôi hy vọng mọi người đều khỏe.)
“Thank you for getting back to me.” (Cảm ơn vì đã phản hồi tôi.)
“Thank you for contacting me/us/ABC.” (Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi/chúng tôi/ABC.)
“I’m/We’re happy to receive your email.” (Tôi/Chúng tôi vui khi nhận được email của bạn.)
- Nội dung chính: Trình bày rõ lý do bạn viết email. Hãy chia nhỏ nội dung thành các đoạn văn để dễ đọc. Sử dụng các câu ngắn gọn và cụ thể để truyền đạt thông tin. Bạn cũng nên thêm các điểm quan trọng và tránh lan man.
Khi bạn phản hồi một email, bạn có thể sử dụng các mẫu câu sau:
“I’m writing to reply to your…” (Tôi viết email này để phản hồi về…)
“I’m writing with regard to your…” (Tôi viết email này để phản hồi về…)
Khi bạn chủ động viết thư, bạn có thể nói:
“With reference to…” (Liên quan đến…), “I would like to…” (Tôi muốn…)
“I’m writing to…” (Tôi viết email này để…)
“I’m reaching out to…” (Tôi liên lạc để…)
“I wish to draw your attention to…” (Tôi mong muốn bạn quan tâm đến…)
- Kêu gọi hành động: Đừng quên chỉ ra điều bạn mong muốn từ người nhận. Sử dụng các cụm từ như “Could you please…” (Bạn có thể vui lòng…) hoặc “I would appreciate if you could…” (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể…) để làm rõ yêu cầu của bạn.
4. Lời kết (Closing)
Mô tả: Phần này giúp bạn kết thúc email một cách lịch sự và tạo cảm giác hoàn thiện cho nội dung. Những câu phổ biến khi kết thúc một email là:
“Thank you for your time.” (Cảm ơn bạn đã dành thời gian.)
“I appreciate your attention to this matter.” (Tôi rất cảm kích sự chú ý của bạn đối với vấn đề này.)
“I look forward to hearing from you soon.” (Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)
“I look forward to your reply.” (Tôi mong đợi phản hồi từ bạn.)
“Please feel free to contact me if you need any further information.” (Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin.)
“If you have any questions, please don’t hesitate to reach out.” (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ.)
Các cách viết lời chào kết thúc:
- Chính thức: Sử dụng trong các tình huống thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp, như “Sincerely,” hoặc “Faithfully,” hoặc “Best/Kind/Warm regards” hoặc “Best wishes,”.
- Không chính thức: Sử dụng trong các tình huống than mật gần gũi, như “Thanks,” hoặc “Cheers,” hoặc “Take care,” hoặc “Talk soon,”.
5. Chữ ký (Signature)
Mô tả: Sau lời kết, bạn nên thêm chữ ký của mình để làm cho email trở nên hoàn chỉnh và chuyên nghiệp.
Nội dung chữ ký: Nên bao gồm tên đầy đủ, chức vụ, tên công ty và thông tin liên lạc khác nếu cần thiết. Việc này không chỉ giúp người nhận biết bạn là ai mà còn dễ dàng liên hệ lại với bạn sau này.
Ví dụ chữ ký:
Best regards,
Emily Nguyen
Project Manager
ABC Corporation
Phone: (123) 456-7890
Email: [email protected]
Các lưu ý quan trọng khi viết email bằng tiếng Anh
- Ngữ pháp và chính tả: Đảm bảo rằng email của bạn không có lỗi ngữ pháp và chính tả. Một email có lỗi sẽ gây ấn tượng không tốt cho người nhận và có thể dẫn đến sự hiểu lầm.
- Ngắn gọn và súc tích: Trong môi trường công việc, mọi người thường không có nhiều thời gian để đọc email dài dòng. Hãy cố gắng viết ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
- Định dạng hợp lý: Sử dụng các đoạn văn ngắn và rõ ràng. Bạn có thể sử dụng dấu đầu dòng (bullet points) để liệt kê thông tin, giúp người đọc dễ theo dõi hơn.
- Cảm xúc phù hợp: Cân nhắc cách bạn diễn đạt cảm xúc trong email. Nếu đó là một email chính thức, hãy giữ giọng điệu chuyên nghiệp. Nếu bạn viết cho một người bạn, bạn có thể thoải mái hơn với giọng điệu thân mật.
- Kiểm tra lại trước khi gửi: Trước khi nhấn nút gửi, hãy dành một chút thời gian để đọc lại email. Điều này giúp bạn phát hiện các lỗi có thể bỏ sót và đảm bảo rằng bạn đã truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng.
- Thời gian phản hồi: Nếu bạn nhận được một email, hãy cố gắng phản hồi trong vòng 24-48 giờ. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của người gửi.
